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外包呼叫中心管理技巧—管理员工的职业规划

发表时间:2019-08-05 08:33

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    对于外包呼叫中心的管理,想提三个问题:您的员工有明确的工作动机和目标吗?您的员工知道客服顾问的工作价值吗?您的员工有个性化的职业规划吗?这些看似简单的问题在笔者看来都关系着员工能否长久地驻守在工作岗位上并且用积极的工作热情投入工作。当员工缺乏对自己职业生涯的考量,总是抱着试一试、混一混的逃避心理之时,就容易导致他们轻易地放弃眼前的工作。因此作为管理者,我们首先要做的就是为员工建立完善的职业规划体系和发展平台,帮助员工挖掘和实现自我价值。

     摆正心态,树立自信
  西方有智者说过,你改变不了客观,但可以改变主观;你改变不了环境,但可以改变心境;你改变不了他人,但可以改变自己;你改变不了事实,但可以改变态度;你改变不了过去,但可以改变现在;你不能控制他人,但可以掌控自己。心态决定状态,职业规划的第一步就是帮助员工正视客服顾问这份职业,并且建立自信,扫除消极心态。

  有人将客服顾问等同于接线员、流水操作员等简单的机械工作,但我认为客服顾问显然在企业中承担了更为重要的责任,包括帮助客户了解公司产品、推广公司业务、解决客户个性化需求、提供专业化建议等,是企业对外联络的重要形象窗口。

  因此在员工进入呼叫中心的第一天,我们就准备了客服手册,帮助他们了解掌握客服顾问的四要素:

    一是聆听能力。作为通过电话与客户沟通的岗位,首先要学会从聆听中了解客户的需求,也是为客户服务的第一步。

    二是语言沟通能力。在无法通过表情和肢体语言来加强感染力的情况下,如何将自己的想法正确传达给客户并能让客户满意地接受,这比任何一个职业更需要语言沟通的技巧。

    三是分析判断能力。不同客户询问同一个问题,想要得到的服务信息却不一定相同。如客户同样来电询问余额,有的客户可能想知道充值的钱是否到账,有的客户可能想知道我的账单扣费是否存在问题。客服顾问就需要能够从客户信息和语气中迅速判断来电目的,并通过进一步引导询问和解决客户问题。

    四是情绪掌控能力。做客服顾问有压力吗?有,当然有,但这个职业要求我们学会站在客户的角度思考问题,及时调节把控自我情绪,保持热情的服务态度。

  在外包呼叫中心还会碰到一个有趣的问题,那就是部分客服顾问缺乏自信和竞争意识,这个问题在班长竞聘上尤为凸显。作为劳动密集型企业,几乎每15位客服顾问就需要建立一个班长岗位,对基层管理岗的需求量是很大的。但从多次现场公开竞聘情况来看,许多平时表现良好的客服顾问甚至没有报名参与,事后通过私下沟通了解到虽然他们也有升职的美好愿景,但总认为自己“还不行”或害怕失败而没有勇气竞争,表现出缺乏自信的典型心态。为了帮助他们改变消极心态,我们一是经常开展心理辅导,了解并消除他们的顾虑和心理负担,帮助他们战胜恐惧心理;二是采取适当的提拔和重用,如提携他们成为班组中的辅助,协助班长管理班组,吸取充分的管理经验,进一步建立自信;三是组织户外拓展活动,锻炼勇于尝试、敢于失败的精神,体验最终成功的喜悦。经过企业的磨练和培养,当客服顾问拥有正确的心态之时,就一定不会仅局限和满足于现状,而是会向更高层次的岗位谋求发展。

  为了提高员工的自信心,我们建议给员工提供7个小技巧:
    1、挑前排工作位置就坐;
    2、练习正视别人;
    3、加快走路速度;
    4、练习当众发言;
    5、咧嘴大笑;
    6、对自己用肯定的语气,消除自卑感;
    7、发掘与培养兴趣,做自己擅长、喜欢的事。



  有了整体职业规划,当能力提升到一定程度的时候,就要有通道,管理者也要愿意放手给员工更高的提升空间。如我们酒店行业,有店长岗位发展,也有其他部门调动的空间。

  能力提升上去了,意味着管理者就需要减掉一些不必要的人员。在有限的人力成本预算中,自寻出路,将缩减的成本用来提升优秀客服薪资。

  员工意见的收集和回复不要流于形式,要积极响应回复

  每个人都希望在公司里被重视、有发言权,部门的管理者,每个月都需要抽出一定的时间给员工做面对面沟通,多听取他的意见,他才愿意分享。

  急他人之所急,包括排班、上班时间、情绪变化等。

  比如排班,除了考虑公司的需要,还要结合员工实际情况,比如员工个人、家庭等因素。把他们融入到不同的班次里,从而有效帮助员工解决问题,这才是真正的关心员工。

  总之,客服人员管理非常重要,只有他们主动发现问题,愿意主动分享问题,我们才有可能做好管理工作。


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